PENGERTIAN PERTELAAN ARSIP
Pengertian pertelaan Arsip adalah rincian mengenai batas-batas yang jelas
dari setiap unit satuan arsip yang merupakan bagian tertentu dari arsip yang
akan di musnahkan dengan ketentuan hukum kearsipan yang berlaku.
Cara kerja pertelaan arsip
1. Arsip
Penyusutan
Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip,
pemusnahan arsip dan penyerahan.
Tata Cara Penyusutan
Tujuan
penyusutan arsip.
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 segi :
1. Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah :
-
Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif
-
Menghemat biaya
-
Menghemat tempat
-
Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting
-
Memudahkan mencari kembali arsip
-
Memudahkan pengiriman ke arsip nasional
2. Segi Ilmiah.
- Dari segi ilmiah
tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan
penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.
Pengertian Daftar Pertelaan Arsip
Daftar Pertelaan Arsip Daftar Pertelaan Arsip atau yang lebih
dikenal dengan DPA ini merupakan daftar arsip-arsip yang telah di atur menurut
permasalahan dan sistem kearsipan yang digunakan yang kemudian akan diusulkan
musnah. Ada 2 (dua) langkah yang perlu dilakukan untuk mendaftarkan arsip ke
dalam DPA.
Pembuatan daftar pertelaan arsip :
a.
Pembuatan fiches yang berisikan deskripsi arsip.
Fiches arsip ini terdiri dari:
o
letak arsip disimpan (boks/odner)
o
inisial nama (pembuat fiches) / no. pembuatan fiches
o
status arsip
o
isi ringkas informasi arsip (permasalahan)
o
keterangan tahun pembuatan surat
o
volume arsip (jumlah arsip)
o
tingkat keaslian (asli, fotokopi, tembusan)
b.
Pencatatan deskripsi/fiches arsip ke dalam Daftar
Pertelaan Arsip. Sebelum dilakukan pencatatan terlebih dahulu dibuatkan Daftar
Pertelaan Arsip yang terdiri dari:
o
No Urut pendeskripsi
o
Deskripsi isi arsip
o
Tahun
o
Jumlah
o
Tingkat keaslian
o
Boks / Odner
o
Status
Daftar
Pertelaaan Arsip
Tidak ada komentar:
Posting Komentar